Kosten sparen, Effizienz steigern und sich auf das Wesentliche konzentrieren – das sind Ziele, die wir alle auf unserer Agenda haben, oder?
Was braucht es dazu? Lassen Sie mich kurz ein paar Gedanken mit Ihnen teilen.
Wenn Sie mich kennen, überrascht es Sie nicht, dass ich damit beginne: Eine wichtige Grundlage für Effizienz ist eine einheitliche Unternehmenssprache oder Fachterminologie, in der es keine Machtkämpfe nach dem Motto “Das haben wir schon immer so gemacht” gibt. Stellen Sie sich vor, wir sprechen alle dieselbe Sprache und verwenden dieselben Fachwörter. Nicht nur wir, sondern auch unsere Datenbanken, überhaupt alle Programme, die auch noch in irgendeiner Form miteinander gekoppelt sind und funktionieren müssen. Was hätten wir davon? Unter anderem würden wir Missverständnisse vermeiden und eine nahtlose Kommunikation ermöglichen. Wir kämen schneller voran und könnten als Team besser zusammenarbeiten. Allein bei der Anfertigung von Übersetzungen würden wir viel Geld sparen. Das sind nur einige Aspekte.
Denken wir doch einmal weiter – Sie kennen sicher auch Situationen, in denen eine Person/Abteilung nicht weiss, was die andere tut, oder in denen wir Stunden damit verbringen, an unternehmensrelevante Informationen zu gelangen. Frustration und Ineffizienz sind garantiert. Aber was wäre, wenn wir beispielsweise standardisierte Vorlagen für Prozesse, Berichte und Projektpläne hätten, die wir in einem durchdachten Ablagesystem zur Verfügung stellen würden? Wenn wir alle die gleiche Struktur verwenden, sparen wir wertvolle Zeit bei der Erstellung und können uns auf den Inhalt konzentrieren. Ausserdem würde das Zusammenführen und Vergleichen von wichtigen Daten und Informationen um ein Vielfaches erleichtert. Unter anderem dadurch würden wir Effizienz und Transparenz erreichen!
Ein weiteres Beispiel ist eine zentrale Wissensdatenbank, in der alle relevanten Informationen gesammelt, gepflegt und zur Verfügung gestellt werden. Ein leicht zugängliches Wissenspool ermöglicht das schnelle Auffinden von Antworten und erleichtert den Informationsaustausch. Eine gut gepflegte begriffsorientierte Terminologiedatenbank ist übrigens der erste Schritt in diese Richtung.
Um das Potential des Unternehmens möglichst auszuschöpfen, empfehle ich, über eine abteilungsübergreifende Stabsstelle zwecks Wissensvernetzung und Wissenserhalt nachzudenken.
“Aber so etwas gibt es in keinem Unternehmen. Das geht nicht.”
Mag sein, dass einige so denken. Erfahrungsgemäss sorgt aber diese abwehrende Herangehensweise nicht unbedingt für Innovation und Verbesserung. Wir könnten stattdessen völlig unverbindlich darüber nachdenken, wie wir in unserem Unternehmen / in unserer Organisation einen strategischen Dreh- und Angelpunkt für Wissenserhalt und -vernetzung erschaffen können.
Es gibt eine Reihe Methoden und Tools, welche nicht nur Daten und Informationen zusammenbringen, sondern auch dabei unterstützen, das Wissen in den einzelnen Köpfen und Projektteams zu verknüpfen, und Synergien zu schaffen.
Durch eine einheitliche Terminologie und eine zentrale Wissensvernetzung können wir als Team, als Abteilung und als Unternehmen effizienter arbeiten, Kosten für viele redundante Tätigkeiten einsparen und von den Erfahrungen der Kolleginnen und Kollegen lernen. Und ja – ganz plakativ gesagt – wir würden gemeinsam wachsen.
Ich schreibe diesen Beitrag nicht ohne Grund hier auf LinkedIn. Gern möchte ich Sie zu einem Gedankenaustausch einladen. Entweder hier in den Kommentaren oder gerne auch bei einer Tasse Kaffee.
Wo würden Sie ansetzen, um aus dem Strudel der Ineffizienz herauszukommen?